Hướng dẫn viên du lịch là một nghề nghiệp trong nhóm ngành dịch vụ. Người hướng dẫn viên với công việc và khả năng của mình sẽ mang đến các trải nghiệm cho chuyến đi của du khách. Vậy nhiệm vụ chuyên môn của hướng dẫn viên du lịch là gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Xử lý các tình huống xảy ra trong chuyến du lịch

Các vấn đề hay tình huống phát sinh trong quá trình du lịch là không thể tránh khỏi. Có thể là những điều tích cực làm phong phú thêm trong trải nghiệm hoặc cũng có thể là những trở ngại tạo ra cảm nhận không tốt trong chuyến tham quan đó. Chính vì vậy, người hướng dẫn viên cần đảm bảo sự nhanh nhạy và kĩ năng cần thiết để đánh giá được các yếu tố mang đến tác động. Từ đó, họ sẽ có những chủ động để bắt kịp tình hình hoặc nhanh chóng đưa ra các giải pháp phù hợp để mang đến hiệu quả.

Do đó, hướng dẫn viên du lịch là người giải quyết các vấn đề phát sinh trong toàn bộ cuộc hành trình như: quên đồ đạc, phương tiện di chuyển gặp trục trặc, khách than phiền,…Với những trường hợp như trên, họ cần bình tĩnh, sử dụng kỹ năng của mình để giải quyết phù hợp và nhanh chóng nhất để mang đến các đánh giá tích cực từ đoàn khách tham quan cũng như giúp chuyến đi thuận lợi và vui vẻ.

Kiến thức về lịch sử - địa lý - văn hóa

Đây là phần kiến thức bắt buộc mà các hướng dẫn viên du lịch cần phải biết và am hiểu kỹ càng. Đó là những thông tin về quá trình hình thành, lịch sử phát triển của quốc gia, điểm du lịch; những đặc trưng văn hóa; những lễ hội nổi bật; những yếu tố địa lý khác biệt,… Khi xâu chuỗi được những kiến thức này, sẽ giúp các HDV du lịch có được cái nhìn hệ thống, toàn cảnh về quốc gia, địa phương… để từ đó dễ dàng trả lời được những câu hỏi thắc mắc của khách du lịch.

Bạn muốn xem thêm: Những điều cần biết về nghề hướng dẫn viên du lịch

Tiếp nhận tour du lịch từ điều hành viên

Trong một doanh nghiệp lữ hành & du lịch, các kế hoạch tổ chức và sắp xếp công việc được lên kế hoạch một cách cụ thể dựa theo những nhu cầu về thời gian, địa điểm của các tour khác nhau. Nghiệp vụ đầu tiên mà hướng dẫn viên cần làm là tiếp nhận tour từ nhân viên điều hành. Trong đó, các công việc cần làm chính là thực hiện tốt vai trò hướng dẫn viên cho tour đó.

Hướng dẫn viên du lịch sẽ là người thực hiện hóa các công việc trên văn bản, hợp đồng du lịch lữ hành. Họ mang đến cho khách hàng những dịch vụ mà công ty cam kết cung cấp. Đặc biệt, hướng dẫn viên phải đảm bảo nắm bắt tốt các hành trình cũng như nội dung từ tour du lịch được phản ánh. Qua đó, họ sẽ lên kế hoạch tổ chức phù hợp.

Tiếp thu phản hồi của khách hàng và báo cáo lại

Các công việc của hướng dẫn viên thực hiện trong quá trình hướng dẫn cần được ghi nhận lại và đánh giá hiệu quả. Một trong những yếu tố quan trọng là tiếp thu và đánh giá thái độ, phản hồi của khách hàng.

Các phản hồi mang này mang đến hiệu quả chân thực nhất và quyết định cho việc du khách có quay lại sử dụng dịch vụ hay không. Với tổ chức, mục tiêu cao hơn cả tìm kiếm khách hàng mới chính là giữ chân các khách hàng cũ. Do đó, hướng dẫn viên cần tiếp thu phản hồi và báo cáo lại ngay sau mỗi chuyến đi

Trên đây, trường Cao đẳng Quốc tế TPHCM đã giải đáp toàn bộ thông tin cho câu hỏi: nhiệm vụ chuyên môn của hướng dẫn viên du lịch là gì? Đối với một tour du lịch được diễn ra, không có đối tượng nào là tiếp xúc với hành khách xuyên suốt như vị trí của người hướng dẫn viên. Do đó, bản thân người hướng dẫn phải luôn ý thức nhiệm vụ và vị trí của mình mang nhằm lại hiệu quả tốt nhất cho mỗi chuyến đi.

Để trở thành một hướng dẫn viên du lịch chuyên nghiệp, ngoài việc nắm vững những nghiệp vụ cần thiết, bạn cần có kiến thức tổng hợp về nhiều lĩnh vực trong đời sống xã hội…

Đối tượng khách du lịch thường rất đa dạng về quốc tịch, độ tuổi, nghề nghiệp, quan điểm chính trị… cho nên hướng dẫn viên du lịch cần phải nắm vững đường lối lãnh đạo của đất nước, đặc biệt là chính sách đối ngoại để định hướng quan điểm một cách đúng đắn. Những hiểu biết về tình hình chính trị trong nước và thế giới sẽ giúp các HDV tránh gây ra những hiểu lầm sai lệch cho du khách và không bị những du khách có đồ xấu lôi kéo. Do đó mà các HDV cần theo dõi các biến động về chính trị được báo chí cập nhật hàng ngày.

Một hướng dẫn viên chuyên nghiệp phải hiểu biết về quá trình phát triển kinh tế của quốc gia cũng như của địa phương có các điểm du lịch; các thủ tục trong hoạt động kinh doanh, quản lý kinh tế… Những kiến thức này sẽ giúp HDV có thể hướng dẫn hoặc thực hiện việc ký hết các hợp đồng, thanh toán chí phí… một cách dễ dàng.

Giám sát quá trình cung ứng với các đối tác

Việc thực hiện các hoạt động trong du lịch, tham quan hay nghỉ dưỡng đều cần có những bên thứ ba tham gia. Từ các lợi ích cộng hưởng, các bên trở thành đối tác của nhau. Và quá trình cung ứng lẫn nhau cần được đảm bảo để mang đến hiệu quả tốt nhất cho việc đáp ứng dịch vụ đến khách hàng.

Nhiệm vụ của hướng dẫn viên du lịch cần làm đó là theo dõi, giám sát đối tác phục vụ du khách ra sao. Họ có đảm bảo và đáp ứng theo yêu cầu cần thiết cũng như ý nghĩa của chuyến du lịch không. Từ đó, hướng dẫn viên sẽ đưa ra đánh giá, góp ý cụ thể với các đơn vị cung cấp dịch vụ đó để có thể đưa ra phương án xử lý, cải thiện tốt hơn trong những tour du lịch sau.

Tổ chức các chương trình cho chuyến đi du lịch

Hướng dẫn viên bắt đầu triển khai các nội dung rà soát thông tin khách hàng, kiểm tra phương tiện, chuẩn bị trang thiết bị cần thiết,… Họ phải làm chủ được đám đông, đặc biệt mang đến sự hứng thú, tò mò, kích thích tương tác và tạo hưng phấn cho du khách trong chuyến đi. Tuy nhiên, vẫn đảm bảo trong vai trò quản lý và cung cấp thông tin bổ ích.

Hướng dẫn viên có nhiệm vụ giúp cho chuyến đi trở nên vui vẻ, không nhàm chán. Họ cũng là người tổ chức các hoạt động vui chơi, trải nghiệm, gắn kết các thành viên trong đội.

Có thể nói, các công việc của hướng dãn viên khá đa năng, đòi hỏi sự nhiệt huyết, kỹ năng làm việc tốt và luôn tập trung ở cường độ cao. Đặc biệt, họ cần đảm bảo tính chất an toàn của các trò chơi bên cạnh tính chất thi đua nhằm gắn kết các thành viên với nhau.

Kiến thức về luật pháp, tập quán địa phương

Tất nhiên những kiến thức về luật pháp hay tập quán địa phương không thể được “nhồi nhét” trong ngày một ngày hai mà cần được tích lũy qua một quá trình học hỏi, trải nghiệm với nghề, nhưng những thông tin - kiến thức cơ bản về luật cư trú, nhập cảnh, xuất cảnh.. thì hướng dẫn viên cần phải biết.

Chẳng ai có thể đảm bảo rằng, trong quá trình dẫn khách đi tour, chắc chắn sẽ không có vấn đề gì liên quan đến sức khỏe của khách xảy ra. Do đó mà HDV du lịch cần trang bị có mình những kiến thức sơ cấp cứu cho những tình huống có thể xảy ra: đuối nước, điện giật, rắn cắn, ngộ độc thực phẩm, cảm sốt, say nắng, đột quỵ… Hướng dẫn viên càng am hiểu nhiều kiến thức về lĩnh vực này sẽ càng hỗ trợ tốt cho công việc và hạn chế những sự cố đáng tiếc có thể xảy ra.

Ngoại ngữ là điều kiện tiên quyết để một hướng dẫn viên quốc tế có thể hành nghề, không chỉ giúp HDV giao tiếp mà còn là phương tiện để học hỏi, tìm kiếm các thông tin tài liệu nước ngoài… Với hướng dẫn viên quốc tế thì cần thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ và có kiến thức cơ bản về 1 ngoại ngữ bổ sung.

Nghề hướng dẫn viên du lịch không chỉ yêu cầu phải hiểu biết sâu rộng mà còn chuyên sâu đúng mảng. Do vậy, muốn trở thành một hướng dẫn viên chuyên nghiệp, bạn cần phải đầu tư thời gian học hỏi và tích lũy cho mình những kiến thức cần thiết.

Xem thêm: Những tình huống hướng dẫn viên du lịch thường gặp